نتایج
راهکاری برای شفافیت و ردیابی دقیق پرداختها
چالش ها
بهینهسازی مدیریت پورسانت در شرکتهای بازاریابی
نقش
طراحی رابط و تجربه کاربری انجام تحقیقات کاربری تفکر محصولمحور
مشکلات کاربران حقیقی
سلام طبق قرارداد قبلی باید پورسانت کاری من روز پیش پرداخت میشد، اما امروز تماس گرفتم و گفتند واریز نشده و گفتند از شمام پیگیری کنم…
پولی که به بازاریاب دادم هنوز به ذینفع داده نشده! چقد بد که باید همچین داده مهمی رو اینجا بررسی کنم، همه چی درهمه
مگه میشه پورسانتش رو پرداخت نکرده باشیم؟؟؟یادمه به بازاریابش مبلغی که باید به ذینفعان پرداخت میشد رو یکجا پرداخت کردیم!!!
باید با بازاریاب صحبت کنم که این پول چرا به ذی نفع داده نشده!بعدش باید چک کنم با قسمت مالی که این پول هر چه سریعتر براشون واریز بشه.کاش میشد سیستمی این مراحل رو پیگیری کرد!!!
شناخت نیازهای کاربران حقیقی
با جمعآوری دادهها و گفتگو با مدیران بازاریابی فعال در سیستم پورسانتدهی، توانستیم الگوهای رفتاری مختلفی را شناسایی کنیم. این تحقیق ما را به ایجاد یک پرسونا هدایت کرد که طیف رفتارهای مختلف مدیران بازاریابی در شرکتهای پورسانتدهی را نمایندگی میکنند. 3 نقل قول از 3 کاربری که باهاشون مصاحبه کردم: مدیریت پرداخت پورسانتها یک کابوس است! بهخاطر نبود یک سیستم متمرکز، مجبورم چندین فایل اکسل را بررسی کنم و همیشه نگرانم که پرداختیها را اشتباه حساب کنم یا از قلم بیندازم.
تیم فروش ما انتظار دارد که پورسانتهایشان را بهصورت لحظهای ببینند، اما ما هنوز از روشهای دستی استفاده میکنیم. این تأخیر باعث میشود که آنها به دقت و شفافیت سیستم بیاعتماد شوند.
تأیید و بررسی پرداختهای پورسانت خیلی زمانبر است. بدون گزارشهای شفاف، ساعتها باید صرف حل اختلافات کنیم، گاهی هم پول پرداخت شده به بازاریاب به دست ذینفعها نمیرسه و ما رسید این پول رو به دلیل نداشتن گزارش به صورت یکجا نداریم!!!!
بینشهای کشف شده که نگرش ما را تشکیل داد
با جمعآوری دادهها و گفتگو با مدیران بازاریابی فعال در سیستم پورسانتدهی، توانستیم الگوهای رفتاری مختلفی را شناسایی کنیم. این تحقیق ما را به ایجاد یک پرسونا هدایت کرد که طیف رفتارهای مختلف مدیران بازاریابی در شرکتهای پورسانتدهی را نمایندگی میکنند. 3.مراحل پیچیده تایید، پرداختها را کند میکند
نبود یک سیستم کارآمد برای تأیید پورسانتها، فرآیند را طولانی کرده و فشار کاری تیم بازاریابی را افزایش میدهد، در نتیجه پرداختها به تأخیر میافتد یا پول پورسانت گم میشود و انگیزهی کارکنان کاهش مییابد.
4.چالشهای مقیاسپذیری برای تیمهای در حال رشد
با گسترش شرکتها، ساختارهای پورسانت پیچیدهتر میشوند و سیستمهای موجود پاسخگوی نیازها نیستند، که مدیریت پرداختهای پورسانت را برای مدیران بازاریابی دشوار میسازد.
1.کمبود شفافیت و اتوماسیون
مدیران پورسانت با فرآیندهای دستی دستوپنجه نرم میکنند که منجر به اشتباهات محاسباتی، تأخیرها و ناکارآمدی در توزیع پورسانتها میشود. یک سیستم شفاف و خودکار ضروری است.
2.مشکلات اعتماد بین تیمهای فروش و مالی
به دلیل روشهای قدیمی ردیابی، تیمهای فروش اغلب به دقت پورسانتهای خود شک دارند که باعث نارضایتی و تعاملات پرتنش با تیم بازاریابی و مالی میشود.
شناخت مدیران درگیر در فرآیند پورسانتدهی
ادمین بازاریابی - مدیر پورسانتدهی مدیر بازاریابی که فردی پرمشغله است و باید پورسانتها را بین بازاریابها و ذینفعان مدیریت کند اما با عدم شفافیت، ردیابی سخت (گم شدن پرداختها) و فرآیندهای دستی پیچیده (زمانبر بودن تخصیص پورسانت) مواجه است.
چطور میتوانیم مدیریت پورسانتدهی در شرکتهای بازاریابی را بهینه کنیم؟
چگونه میتوانیم فرآیند محاسبه و توزیع پورسانت را شفافتر و خودکارتر کنیم تا از اشتباهات محاسباتی، تأخیرها و گم شدن مبالغ پرداختی جلوگیری شود؟ چگونه میتوانیم اعتماد بین تیمهای فروش و مالی را افزایش دهیم تا اطمینان بیشتری به دقت پرداخت پورسانتها داشته باشند و نارضایتی کاهش یابد؟ چگونه میتوانیم فرآیند تأیید پورسانت را سادهتر و سریعتر کنیم تا پرداختها به موقع انجام شوند، مبالغ به درستی تخصیص یابند و انگیزهی تیمها حفظ شود؟ چگونه میتوانیم سیستم پورسانتدهی را مقیاسپذیرتر کنیم تا همراه با رشد شرکت، مدیریت و پیگیری پرداختهای پورسانت همچنان دقیق و کارآمد باقی بماند؟
چطور به این نیازها پاسخ دهیم؟
1.افزایش اعتماد و دقت در پرداخت پورسانت تخصیص اعتبار به ذینفعان به صورت غیرقابل برداشت توسط ادمین، برای جلوگیری کردن از گم شدن پول توسط بازاریابها و بالا بردن حس اعتماد بین ذینفع و شرکت. آزادسازی اعتبار توسط ادمین با تایید مدیر مالی برای شفافسازی کردن 2.شفافیت و اتوماسیون در محاسبه و توزیع پورسانت درست کردن گروهبندی متناسب با نیاز شرکت. اختصاص دادن بازاریاب به گروهبندیها برای رشد کردن بهتر عملکر 3.مقیاسپذیری و کارآیی سیستم پورسانتدهی در رشد سازمان تعریف شاخصها (KPI) توسط ادمین برای پیگیری بهتر کار بازاریابها درست کردن چارت سازمانی بازاریابی.
بالاخره برای حل مسئله، ایدهها را به چالش طراحی تبدیل کردیم!
مدیریت پورسانتدهی پس از ساخته شدن زیرگروهها و اضافه شدن ذینفعان و بازاریابهای مربوطه، مهمترین صفحه برای ادمین بخش مدیریت پورسانتدهی خواهد بود.
اضافه کردن ذینفع به زیرگروه
در صفحه تخصیص اعتبار، ادمین کیف پول خود را با اعتبار قابل تخصیص خواهد دید.
ادمین میتواند اعتبار قابل تخصیص را به سه روش به ذینفعان زیرگروه خود اختصاص دهد.مساوی دستی و براساس وزن (در بخش تعریف ذینفعان ادمین میتواند به هر کدام یک وزنی (1-10) بدهد و تخصیص بر این وزنها از کیف پول کسر شود).
ثبت نهایی زمانی انجام خواهد شد که مدیر مالی تایید نهایی را انجام دهد این تایید منجر به وارد کردن یک کد یکبار مصرف میباشد. تایید به این دلیل میباشد که تمامی بخشها از این تخصیص مطمئن باشند به دلیل اینکه اعتبار به صورت غیرقابل برداشت برای تمامی ذینفعان واریز میشود و مدیر مالی و بازاریابی باید مطمئن باشند که این اعتبار به درستی واریز میشود.
به دلیل اینکه آزادسازی پورسانت برای شرکتهای بازاریابی فرآیند مهمی بود تصمیم گرفتیم این فرآیند به صورت کاملا دستی توسط ادمین انجام شود و برای شفافیت بیشتر روند آزادسازی مبلغ به ذینفع در یک فایل گفته شود که ادمین میتواند فایل محاسبه را نیز بارگذاری کند تا عدم اعتماد و شفافیت در پیشرفت کار نیز برای ذینفع به وجود نیاید، همچنین تیم بازاریابی نیز بتواند سندهای خود را برای هر ذینفع داشته باشد.
از ایده تا حل مشکلات کاربران واقعی
برای ارزیابی میزان کارایی و پذیرش سیستم پورسانتدهی، یک تست کاربردپذیری را با دو شرکت بازاریابی اجرا کردیم. در این جلسات، مدیران بازاریابی و مالی با استفاده از پروتوتایپ طراحیشده، فرآیندهای تخصیص و آزادسازی پورسانت را طی کردند و تجربیات خود را با ما به اشتراک گذاشتند. 1.مدیران بازاریابی از سادگی فرآیند مدیریت پورسانتها و شفافیت پرداختها ابراز رضایت کردند. 2.تیم مالی بهبود در دقت و سرعت تأیید و پرداخت پورسانتها را یکی از نقاط قوت سیستم دانست. 3.یکی از شرکتها اشاره کرد که این پلتفرم میتواند خطاهای انسانی را به حداقل برساند و از گم شدن مبالغ پرداختی جلوگیری کند. 4.یکی از مدیران مالی اشاره کرد که فرآیند تأیید پورسانتها هنوز نیاز به تنظیمات بیشتری دارد تا بتواند بهطور کامل با ساختار مالی شرکت آنها هماهنگ شود. آنها پیشنهاد دادند که امکان شخصیسازی بیشتر در تعیین نقشها و سطوح دسترسی فراهم شود تا مدیریت پرداختها انعطافپذیرتر باشد. 
